Dans tout contexte professionnel, que vous soyez travailleur autonome ou salarié, les courriels (ou courriers électroniques) sont devenus un canal de communication privilégié pour partager des informations à vos clients, collègues ou supérieurs. Vous arrive-t-il d’en recevoir dont le contenu vous semble un peu raide? C’est sans doute involontaire de la part de votre interlocuteur. Bien que le style d’écriture du courriel soit plus familier et plus près de la communication orale que celui de la lettre, il faut quand même veiller à respecter certaines normes au moment de le rédiger.
Sachez que le courriel envoyé dans un cadre professionnel doit être plus soigné que celui acheminé dans un contexte personnel. Le style familier et l’utilisation d’émojis (terme qui a d’ailleurs été accepté en 2018 par l’Office québécois de la langue française) sont à éviter dans les messages strictement professionnels. On utilisera plutôt un langage courtois pour ne pas froisser son destinataire et on évitera l’emploi de majuscules successives, qui se traduit par le fait de crier dans le jargon informatique et qui, de plus, gêne la lecture. Pour mettre l’accent sur une information importante, mieux vaut utiliser les caractères gras.
Parmi les normes de courtoisie en matière de communication électronique, il est également recommandé de répondre au destinateur d’un courriel à l’intérieur des 48 heures ouvrables suivant sa réception, et ce, même si on n’a pas encore en notre possession l’information demandée. Il est donc préférable d’accuser réception de sa correspondance en lui mentionnant que les renseignements voulus lui seront divulgués ultérieurement. Autrement dit, il ne faut jamais laisser le destinateur sans nouvelles.
N’oubliez pas d’y ajouter un objet qui soit le plus représentatif possible du contenu de votre message et de saluer votre interlocuteur avec une formule d’appel adaptée au type de relation que vous entretenez avec lui. À titre informatif, l’usage du prénom est réservé aux collègues et aux personnes avec lesquelles on est familier.
Lorsque vous rédigez le corps de votre texte, allez droit au but et séparez vos idées en différents paragraphes. D’ailleurs, c’est que l’on devrait faire pour tous les types d’écrits. Terminez votre courriel avec une formule de salutation courtoise comme « Salutations, » ou « Respectueusement, », suivie de votre signature.
De plus, la rapidité d’envoi des courriels n’excuse en rien des communications bourrées de fautes de tous genres. Gardez en tête que vous êtes dans un contexte de travail, que vous représentez une entreprise et que vous devez par le fait même veiller à la qualité de la langue. Évidemment, le français n’est pas la force de tous. Si c’est votre cas, n’hésitez pas à recourir à un logiciel de correction comme Antidote.
Le moment venu de transmettre une note, une note de service, un avis de convocation, un ordre du jour ou tout autre document administratif officiel, assurez-vous de respecter les normes de présentation qui lui sont propres et, surtout, insérez ledit document en pièce jointe.
Le français au bureau, d’où viennent les informations présentées dans cet article, est un ouvrage créé par l’Office québécois de la langue française qui indique les normes à suivre dans la rédaction de différents types de communication, soit du courriel à la lettre de congédiement. Proposant des exemples pour chacun d’entre eux, il se révèle un ouvrage très complet et intéressant que vous gagneriez à ajouter à vos outils de travail.
